Как автоматизировать выставление счетов в компании

Выставлять счета вручную — одна из самых однообразных и дорогих работ в компании: переписать данные из сметы, посчитать налоги, отправить PDF, добиться оплаты и сверить её с банком. Всё это можно автоматизировать от начала до конца. Рассказываем как, шаг за шагом.

5 шагов к автоматическому выставлению счетов

1. Объедините клиентов, тарифы и товары.

Большинство ошибок происходит оттого, что данные лежат в разных местах. Соберите клиентов, цены и позиции в одной системе, чтобы ничего не переписывать в каждом счёте.

2. Создавайте счёт из продажи.

Принятая смета или заказ должны становиться счётом без повторного набора. Один клик (или автоматически при принятии) — и счёт рождается с правильными данными.

3. Соблюдайте VeriFactu автоматически.

На каждом счёте нужны отправка в налоговую, связанная подпись, QR-код и IGIC/НДС. Встроив это в вашу систему, вы соблюдаете требования, не меняя работу. Подробнее — в разделе интеграция VeriFactu на заказ.

4. Автоматизируйте оплаты и сверку.

Отправляйте счёт по почте, управляйте платежами SEPA и, как только приходит оплата, сверяйте её с банком автоматически. Ручной отметке в выписке конец.

5. Добавьте напоминания и отчёты.

Напоминания о сроках должникам, отчёты по счетам, которые формируются и отправляются сами. Это чистая автоматизация процессов.

Что вы получаете

Время: то, что отнимало часы в неделю, занимает минуты.
Меньше ошибок: не нужно пересчитывать налоги и вручную переписывать налоговые номера.
Лучше денежный поток: вы получаете деньги раньше, потому что вовремя выставляете счета и напоминаете.
Соответствие требованиям: VeriFactu по умолчанию, без неприятных сюрпризов от налоговой.

Менять программу или автоматизировать имеющуюся?

Переходить на SaaS необязательно. Обычно автоматизируют и интегрируют поверх той программы, которой вы уже пользуетесь; а если не хватает элемента (VeriFactu, сверка, напоминания), его разрабатывают на заказ и подключают. Так вы соблюдаете требования и экономите, не переучивая команду на новый инструмент.

Частые вопросы

Нужно ли менять программу, чтобы автоматизировать выставление счетов?

Не обязательно. Автоматизировать можно поверх того, чем вы уже пользуетесь; если не хватает элемента, его разрабатывают на заказ и встраивают.

Законно ли выставлять счета автоматически при VeriFactu?

Да, при условии соответствия VeriFactu (отправка в налоговую, связанная подпись, QR-код). Встроив это в вашу систему, вы соблюдаете требования, не меняя работу.

Сколько времени это экономит?

Выставление счетов и сверка объёмом в несколько часов в неделю обычно сокращаются до минут. Мы измеряем экономию до начала работ.

Сколько часов вы тратите на счета и сверку с банком?
Расскажите о своём процессе — мы скажем, какую часть можно автоматизировать и сколько вы сэкономите. Разговор на 30 минут, без обязательств.
Автоматизировать мои счета