HorizontMet de hand factureren is een van de meest eentonige — en duurste — klussen in een bedrijf: gegevens uit de offerte overtypen, belastingen berekenen, de pdf versturen, achter de betaling aan gaan en die tegen de bank wegstrepen. Dat kan allemaal van begin tot eind geautomatiseerd worden. Hier lees je hoe, stap voor stap.
De 5 stappen om facturatie te automatiseren
De meeste fouten ontstaan doordat gegevens op meerdere plekken staan. Centraliseer klanten, prijzen en regels in één systeem, zodat er op geen enkele factuur iets hoeft te worden overgetypt.
De geaccepteerde offerte of order moet een factuur worden zonder opnieuw te typen. Eén klik (of automatisch bij acceptatie) en de factuur ontstaat met de juiste gegevens.
Elke factuur heeft een melding aan de belastingdienst, een geketende hash, een QR-code en IGIC/btw nodig. Integreer je dat in je systeem, dan voldoe je zonder je werkwijze te veranderen. We leggen het uit bij VeriFactu op maat integreren.
Verstuur de factuur per e-mail, beheer SEPA-incasso's en, zodra de betaling binnenkomt, letter hem af tegen de bank — automatisch. Handmatig afvinken van het afschrift is voorbij.
Vervaldatumherinneringen voor wanbetalers, factuurrapporten die zichzelf maken en versturen. Dat is pure procesautomatisering.
Wat het je oplevert
- Tijd: wat wekelijks uren kostte, duurt nu minuten.
- Minder fouten: geen belastingen herberekenen of fiscale nummers overtypen.
- Betere liquiditeit: je wordt eerder betaald omdat je op tijd factureert en aanmaant.
- Naleving: VeriFactu standaard, geen nare verrassingen met de belastingdienst.
Van programma wisselen of automatiseren wat ik heb?
Je hoeft niet naar een SaaS te migreren. Gebruikelijk is automatiseren en koppelen bovenop de software die je al gebruikt; en ontbreekt er een onderdeel (VeriFactu, afletteren, herinneringen), dan wordt dat op maat gebouwd en aangesloten. Zo voldoe je en bespaar je, zonder je team op een nieuw hulpmiddel om te scholen.
Veelgestelde vragen
Moet ik van programma wisselen om de facturatie te automatiseren?
Niet per se. Je kunt automatiseren bovenop wat je al gebruikt; ontbreekt er een onderdeel, dan wordt dat op maat gebouwd en gekoppeld.
Is automatisch factureren met VeriFactu toegestaan?
Ja, zolang het voldoet aan VeriFactu (melding aan de belastingdienst, geketende hash, QR-code). Door het in je systeem te integreren voldoe je, zonder je werkwijze te veranderen.
Hoeveel tijd levert het op?
Facturatie- en afletterwerk van uren per week blijft meestal over als minuten. We meten de besparing voordat we beginnen.
Vertel ons je proces en we zeggen welk deel te automatiseren is en hoeveel je zou besparen — gesprek van 30 min, vrijblijvend.
Mijn facturatie automatiseren
Gerelateerd: VeriFactu op maat · Bankafstemming · Procesautomatisering.