HorizontRechnungen von Hand zu schreiben gehört zu den eintönigsten — und teuersten — Arbeiten im Unternehmen: Daten aus dem Angebot kopieren, Steuern berechnen, das PDF versenden, dem Geld hinterherlaufen und es mit der Bank abgleichen. All das lässt sich durchgängig automatisieren. Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie.
Die 5 Schritte zur automatisierten Rechnungsstellung
Die meisten Fehler entstehen, weil Daten an mehreren Orten liegen. Bündeln Sie Kunden, Preise und Positionen in einem einzigen System, damit auf keiner Rechnung etwas neu geschrieben werden muss.
Das angenommene Angebot oder der Auftrag soll zur Rechnung werden, ohne erneutes Tippen. Ein Klick (oder automatisch bei der Annahme) und die Rechnung entsteht mit den richtigen Daten.
Jede Rechnung braucht eine Meldung an die Steuerbehörde, eine verkettete Signatur, einen QR-Code sowie IGIC/MwSt. In Ihr System integriert, erfüllen Sie die Vorgaben, ohne Ihre Abläufe zu ändern. Mehr dazu unter VeriFactu individuell integrieren.
Versenden Sie die Rechnung per E-Mail, verwalten Sie SEPA-Lastschriften und, sobald die Zahlung eingeht, gleichen Sie sie mit der Bank ab — automatisch. Das manuelle Abhaken des Kontoauszugs entfällt.
Fälligkeitserinnerungen an säumige Zahler, Rechnungsberichte, die sich selbst erstellen und versenden. Das ist reine Prozessautomatisierung.
Was Sie gewinnen
- Zeit: Was wöchentlich Stunden kostete, dauert nun Minuten.
- Weniger Fehler: kein Nachrechnen von Steuern, kein Abtippen von Steuernummern.
- Bessere Liquidität: Sie bekommen früher Geld, weil Sie pünktlich fakturieren und mahnen.
- Rechtssicherheit: VeriFactu serienmäßig, keine bösen Überraschungen mit der Steuerbehörde.
Programm wechseln oder das vorhandene automatisieren?
Sie müssen nicht auf ein SaaS umziehen. Üblich ist es, auf der bereits genutzten Software zu automatisieren und zu integrieren; und fehlt ein Baustein (VeriFactu, Abgleich, Erinnerungen), wird er individuell entwickelt und angebunden. So erfüllen Sie die Vorgaben und sparen, ohne Ihr Team auf ein neues Werkzeug umzuschulen.
Häufige Fragen
Muss ich das Programm wechseln, um die Rechnungsstellung zu automatisieren?
Nicht zwingend. Man kann auf dem automatisieren, was Sie bereits nutzen; fehlt ein Baustein, wird er individuell entwickelt und integriert.
Ist automatisches Fakturieren mit VeriFactu zulässig?
Ja, sofern VeriFactu erfüllt wird (Meldung an die Steuerbehörde, verkettete Signatur, QR-Code). In Ihr System integriert, erfüllen Sie die Vorgaben, ohne Ihre Abläufe zu ändern.
Wie viel Zeit spart das?
Fakturierungs- und Abgleichaufgaben von mehreren Stunden pro Woche schrumpfen meist auf Minuten. Wir messen die Ersparnis vor dem Start.
Erzählen Sie uns von Ihrem Ablauf, und wir sagen Ihnen, welcher Teil sich automatisieren lässt und wie viel Sie sparen würden — 30-Minuten-Gespräch, unverbindlich.
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